Bagaimana cara menulis laporan dengan benar, dalam 10 langkah
Di zaman kita sehari-hari, baik di tempat kerja maupun di luar itu, Tidak jarang bahwa pada beberapa kesempatan kita harus menyiapkan laporan untuk memperhitungkan situasi atau masalah apa pun .
Apakah akan mengajukan keluhan, membuat permintaan atau hanya mendokumentasikan situasi tertentu, ini akan menjadi jenis dokumen yang biasanya akan kami tulis. Tetapi beberapa orang mungkin merasa rumit untuk membuat laporan. Itulah mengapa dalam artikel ini kami memberi Anda serangkaian langkah tentang cara menulis laporan, pada tingkat umum.
Apa itu laporan?
Laporan adalah jenis dokumen yang ditulis dalam bentuk prosa yang dilakukan dengan tujuan agar orang yang melakukannya dapat mengkomunikasikan sesuatu tentang suatu situasi atau topik kepada orang lain. Biasanya mereka biasanya diarahkan ke contoh yang lebih tinggi (misalnya ke Dewan Kota atau ke atasan) , meskipun Anda juga dapat menemukan laporan yang ditujukan untuk mengkomunikasikan sesuatu kepada seorang profesional yang berbeda dari kami sehingga Anda dapat bekerja dengan data dan kontras yang sama atau mengembangkannya.
Ada berbagai jenis laporan, yang mungkin memiliki tujuan yang berbeda dan struktur yang berbeda. Namun, artikel ini mengusulkan pembuatan laporan yang memperhitungkan struktur umum salah satu dari mereka.
Langkah-langkah untuk menyiapkan laporan
Saat menyiapkan laporan, kita harus ingat bahwa di tempat pertama kita harus memikirkan bagaimana, kapan dan mengapa kita akan melakukannya . Selanjutnya, laporan akan ditulis atas dasar situasi yang akan tercermin dan pertimbangan sebelumnya.
Di bawah ini adalah serangkaian langkah berguna untuk menulis laporan dengan benar.
1. Tujuan apa yang kita miliki?
Sebelum mulai menulis, kami harus memikirkan apa yang ingin kami capai dengan laporan kami. Apakah kita akan meminta solusi untuk masalah atau hanya menyimpan data untuk menggunakannya nanti? Apakah kita ingin mencerminkan penyelidikan ilmiah atau mengajukan keluhan? Kita harus mempertimbangkannya untuk memilih jenis laporan yang paling relevan sesuai dengan kasusnya.
2. Perlu diingat jenis teks yang akan Anda gunakan
Tidak semua laporan sama, masing-masing menampilkan karakteristik khasnya sendiri. Misalnya, laporan ekspositori akan mencerminkan data tanpa membuat interpretasi apa pun tentang mereka, tidak ada kemungkinan membuat kesimpulan , sementara tipe demonstrasi akan membutuhkan subjek untuk mengelaborasikan hipotesis dan menempatkan mereka pada tes untuk mendapatkan serangkaian hasil dan kesimpulan.
3. Renungkan target
Tidak hanya masalah apa atau apa, tetapi juga Anda harus berpikir tentang publik mana yang memiliki laporan kami sebagai tujuan . Ini akan memungkinkan kita untuk menyesuaikan tingkat bahasa untuk kebutuhan kita dan orang-orang dari audiens itu.
4. Seleksi dan analisis info
Berdasarkan langkah sebelumnya, penting untuk mengumpulkan informasi yang ingin kita berikan dan susun dengan tepat sehingga wacana kita memiliki benang merah. Jenis data yang akan dipantulkan dan siapa atau bagaimana informasi telah diekstraksi juga harus diperhitungkan. .
5. Kita bisa menggunakan elemen grafis
Meskipun tergantung pada jenis laporannya, adalah mungkin untuk menggunakan elemen visual yang memfasilitasi pemahaman data . Kami merujuk misalnya untuk penggunaan grafik batang untuk menganalisis frekuensi atau untuk melakukan analisis terhadap laba dan biaya.
6. Judul
Meskipun mungkin tampak konyol untuk menyebutkannya, benar kepala laporan dengan cara yang jelas, relatif terhadap subjek yang memerlukan realisasinya dan mudah dimengerti itu adalah sesuatu yang sangat memudahkan pemahamannya oleh pembaca.
7. Tulis pendahuluan
Di bagian pertama laporan ini, kami akan membuat ringkasan singkat tentang topik yang akan dibahas dalam laporan . Di dalamnya harus muncul tujuan dari realisasi laporan tersebut dan masalah yang menghasilkan kebutuhan akan keberadaannya dan konteks di mana ia terjadi.
8. Memperluas gagasan dan menjelaskan apa yang diteliti dalam pengembangan
Di badan laporan kami akan mengatur dan memperluas informasi tentang yang terjadi atau diselidiki , biarkan jelas metode dan tindakan yang menunjukkan bagaimana situasi itu dibuat atau dilakukan dan bagaimana cara memperoleh data. Jika itu adalah laporan yang mencerminkan penyelidikan, aspek-aspek seperti model teoritis dan eksplorasi situasi akan dimasukkan.
9. Buat kesimpulan
Di bagian terakhir laporan hasil akhir dari apa yang dieksplorasi dan tercermin dalam laporan atau permintaan atau permintaan harus tercermin yang dilakukan untuk menyelesaikan situasi. Itu harus jelas dan bisa dimengerti.
10. Bahasa yang akan digunakan
Sangat penting bahwa bahasa tersebut jelas dan ringkas di seluruh. Itu harus ditulis secara formal dan obyektif, pada orang ketiga dan dengan suara pasif. Fakta-fakta harus dipisahkan dari kesimpulan yang dibuat (jika ada) dan mereka harus berurusan langsung dengan data yang mereka hadapi ketika mereka dirawat.