Komunikasi bisnis: jenis umum, karakteristik, dan kesalahan
Kita hidup dalam masyarakat di mana sebagian besar pasar kerja dikonfigurasikan berdasarkan lingkungan bisnis. Apakah mereka multinasional besar, UKM, bisnis keluarga atau bahkan layanan individual, semuanya harus memperhitungkan bahwa elemen penting untuk kelangsungan hidup mereka adalah koherensi dalam organisasi dan komunikasi antara pihak-pihak mereka untuk bergabung dan mencapai tujuan bersama.
Dalam pengertian ini, kami dapat menegaskan hal itu Komunikasi bisnis adalah salah satu elemen kunci ketika sebuah organisasi , terutama jika memiliki beberapa kompleksitas, berfungsi dengan baik dan dapat beradaptasi dan bertahan. Dan ini tentang komunikasi ini tentang apa yang akan kita bicarakan di artikel ini.
- Artikel terkait: "Psikologi kerja dan organisasi: profesi dengan masa depan"
Apa itu komunikasi bisnis?
Hal ini dipahami sebagai komunikasi bisnis untuk serangkaian proses yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau bagian dari itu untuk membuat informasi perjalanan, baik secara internal antara departemen yang berbeda atau posting dari perusahaan atau jika kita berbicara tentang komunikasi perusahaan dengan luar.
Penting untuk diingat bahwa, sebagai aturan umum, komunikasi semacam itu tidak hanya menyiratkan kemampuan untuk mengeluarkan informasi, tetapi juga mencakup fakta penerimaannya: Kami menghadapi pertukaran data bersama .
Komunikasi bisnis yang baik mendukung agar semua anggota perusahaan dapat tetap termotivasi dan bahwa tindakan mereka dapat diketahui, mengurangi ketidakpastian pekerja dan pemimpin terkait dengan keadaan yang sama. Ini juga memfasilitasi interaksi dan meningkatkan lingkungan kerja , selain meningkatkan produktivitas dan memungkinkan bereaksi lebih optimal untuk segala kemungkinan.
Tujuan umum
Tujuan komunikasi bisnis mudah dipahami. Secara internal, di satu sisi, memungkinkan organisasi yang koheren untuk diproduksi dan informasi dan hasil yang diperoleh oleh departemen atau pekerja yang berbeda untuk dibagikan, serta tujuan dan visi perusahaan perusahaan yang akan dihasilkan dan ditransmisikan.
Juga memfasilitasi pemahaman tentang apa yang diharapkan dari setiap pekerja , serta pemahaman tentang realitas yang harus dihadapi masing-masing. Ini juga memfasilitasi setiap orang bekerja dalam arah yang sama, dan cara-cara baru dalam melaksanakan tanggung jawab mereka sendiri dapat dipelajari.
Pada tingkat komunikasi dengan dunia luar, komunikasi bisnis sangat penting untuk menghubungi media dan menghasilkan citra positif dari perusahaan itu sendiri, serta untuk menganalisis audiens target dan menilai kebutuhan mereka. Hal ini juga memungkinkan kita untuk belajar menarik klien potensial dan menilai perubahan yang melekat pada masyarakat dinamis dan cair di mana kita hidup, sesuatu yang mendasar untuk mengantisipasi dan menghadapi kesulitan yang mungkin dan beradaptasi dengan lingkungan.
Agar komunikasi menjadi efisien, perlu bahwa perusahaan itu sendiri membuat saluran yang efektif untuk ini, serta memberdayakan transmisi informasi melalui tindakannya, menghasilkan sarana untuk berkomunikasi dan juga bekerja secara aktif sehingga tidak ada ketidakpastian Mengenai apa yang diminta dan dicari dalam organisasi.
Penting juga untuk mengerjakan aspek formal dan informal, serta menilai kebutuhan dan pemikiran para pekerja yang berbeda. Empati juga fundamental, serta regulasi dan perencanaan mekanisme komunikasi yang baik.
- Mungkin Anda tertarik: "Identitas perusahaan: apa itu dan bagaimana ia mendefinisikan organisasi"
Berbagai jenis komunikasi bisnis
Tidak semua perusahaan dan organisasi berkomunikasi dengan cara yang sama, dan ada berbagai jenis dan klasifikasi komunikasi bisnis berdasarkan berbagai kriteria.
1. Internal dan eksternal
Yang pertama adalah yang menetapkan perbedaan antara komunikasi internal dan eksternal, yang pertama terjadi antara departemen dan pekerja yang berbeda dari perusahaan itu sendiri dan yang kedua yang bertujuan untuk membangun komunikasi dengan lingkungan.
2. Dua arah dan monodirectional
Demikian juga, kita juga dapat menemukan gaya komunikasi bisnis dengan tingkat interaktivitas yang lebih besar atau lebih kecil, dapat menemukan dari komunikasi dua arah yang paling biasa di mana pengirim dan penerima berinteraksi dan bertukar informasi sampai satu monodirectional di mana hanya satu pesan yang dikirim, umumnya dari posisi kekuasaan, ke penerima yang tidak memiliki opsi untuk membalas .
3. Naik, turun dan horisontal
Dalam komunikasi bisnis internal suatu organisasi, kita dapat menemukan tiga jenis besar tergantung pada titik di mana informasi dimulai dan posisi antara pengirim dan penerima komunikasi yang sama. Kami berbicara tentang komunikasi menurun ketika tindakan komunikatif dilakukan dari pengirim dengan muatan lebih tinggi daripada penerima.
Ketika bawahan yang mengeluarkan pesan kepada atasannya, kita akan berbicara tentang komunikasi ke atas. Dalam kedua kasus kita akan dihadapkan dengan jenis komunikasi vertikal, yaitu komunikasi di mana subjek yang mempertahankan tindakan komunikatif memiliki hubungan ketidaksetaraan dalam hal kekuasaan (ada hirarki di antara mereka).
Jenis komunikasi hebat lainnya adalah komunikasi horizontal, yang dibentuk antara individu yang memiliki posisi yang sama dan berada pada tingkat hierarki yang sama.
4. Formal dan informal
Akhirnya, perlu dicatat bahwa dalam komunikasi bisnis kita dapat menemukan adanya dua jenis saluran komunikasi yang berbeda: formal dan informal. Yang pertama adalah di mana aspek-aspek teknis biasanya diperlakukan dan terkait dengan tugas-tugas itu sendiri, menjadi semacam komunikasi yang penuh hormat dan berfokus pada alasan dan tujuan perusahaan.
Namun dalam komunikasi informal, komunikasi yang lebih fleksibel dan alami biasanya didirikan , terutama berfokus pada hubungan interpersonal dan sering memiliki efek terbesar pada kesejahteraan kerja. Yang terakhir sangat bervariasi tergantung pada siapa yang melaksanakannya dan dapat melampaui tempat kerja, menjadi sulit dikendalikan oleh organisasi.
Kemungkinan ancaman terhadap komunikasi yang baik
Kenyataan mempertahankan komunikasi bisnis yang efisien adalah fundamental, tetapi itu tidak mudah. Dan itu harus diperhitungkan keberadaan tingkat tinggi variabilitas dalam situasi yang mungkin timbul, serta keberadaan kesalahpahaman, penyalahgunaan dan kesulitan dalam komunikasi perusahaan .
1. Kekurangan konsistensi
Salah satu faktor yang paling mempengaruhi bahwa komunikasi sangat berguna adalah kredibilitas penerbit dan pertimbangan yang ditunjukkan kepada penerima pesan.Contohnya adalah adanya disonansi antara apa yang dikatakan dan apa yang dikatakan. dilakukan, tidak menjaga emiten cara bertindak konsisten dengan pesan yang dikeluarkan .
Yang terakhir dapat terjadi di salah satu pekerja perusahaan, terlepas dari posisi hierarkis mereka atau jika mereka berbicara dengan atasan, bawahan atau seseorang pada tingkat yang sama dari hirarki, dan menghasilkan reaksi serius untuk kedua subjek (tergantung pada situasi bisa berakhir dianggap buruk atau bahkan diberhentikan) seperti untuk organisasi (menghasilkan tingkat kepercayaan yang lebih rendah pada orang tersebut dan dalam hal memiliki posisi tinggi bahkan di organisasi).
Dengan cara yang sama dan misalnya dalam kasus perusahaan besar dengan sejumlah besar departemen, jika ada perbedaan antara figur otoritas atau referensi dalam perusahaan mungkin dapat menghasilkan situasi di mana pekerja tidak benar-benar tahu apa yang harus diikuti oleh kepemimpinan , sesuatu yang dapat menghasilkan frustrasi dan ketidakpercayaan.
Demikian juga, perlu berhati-hati dengan interpretasi pesan, karena keberadaan ambivalensi dapat menyebabkan departemen atau pekerja yang berbeda untuk menafsirkan hal yang berlawanan. Yang dicari oleh komunikasi bisnis adalah memastikan organisasi internal dan koherensi, sehingga pesan tidak jelas dengan interpretasi yang berbeda dapat menyebabkan ketidakpastian dan keraguan untuk muncul bersama penerima pesan.
2. Kurangnya hubungan emosional
Masalah lain dapat ditemukan dalam cara komunikasi terjadi. Sebagai contoh, di beberapa organisasi mungkin ada kesulitan dalam menghasilkan rasa keterikatan emosional, yang pada pekerja dapat menghasilkan komitmen dan produktivitas yang lebih sedikit dan pada pengguna kurangnya minat dan mencari alternatif lain. Penting untuk menilai bahwa semua yang dilakukan , dan bahkan apa yang tidak, pada dasarnya komunikatif.
Dengan demikian, pesan itu sendiri tidak hanya penting, tetapi juga cara penyebarannya: tidak sama atau menawarkan sensasi yang sama dengan email sebagai pertemuan tatap muka atau mencari kontak nyata.
3. Tidak memahami konteksnya
Itu juga harus dihargai adaptasi terhadap situasi saat ini dan kemajuan sosial , serta kekhasan situasi itu sendiri. Misalnya, dalam masyarakat yang semakin terglobalisasi dan di mana teknologi baru memungkinkan komunikasi langsung dengan sejumlah besar orang pada saat yang sama, mungkin perlu untuk menganalisis dan berinvestasi dalam kebijakan komunikasi yang memperhitungkan kekuatan jaringan dan cara mengirimkan informasi yang diinginkan dengan benar, selain menilai kontak dengan calon pelanggan dari wilayah lain di dunia.
Demikian juga, perlu juga menilai situasi perusahaan sendiri agar tidak melakukan lebih dari yang dapat dilakukan, karena perlu mempertimbangkan situasi perusahaan secara keseluruhan.
Masalah lain bisa berupa isi pesan yang dikeluarkan: ada kemungkinan bahwa meskipun komunikasi itu ada, ia tidak mengirim atau tidak mengerti isi yang akan diperlukan untuk mengirimkannya. Ada kemungkinan bahwa itu berfokus pada aspek-aspek yang agak tambahan dan menghindarkan, misalnya, orientasi atau tujuan yang harus diberikan pos tertentu, atau bahwa mereka menerima begitu saja keberadaan pengetahuan yang belum pernah dibuat secara eksplisit .
4. Isolasi dan kurangnya komunikasi
Akhirnya, mungkin masalah paling penting yang dapat diekstrapolasikan dari semua yang sebelumnya adalah kemungkinan bahwa tidak ada komunikasi nyata.
Contoh paling jelas adalah penggunaan komunikasi monodirectional yang stabil dan berkesinambungan, yang dapat menghasilkan situasi stagnasi dan kurangnya pemahaman tentang apa yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Untungnya, hari ini adalah yang paling sedikit digunakan karena paling tidak efisien dan berguna.
Itu juga mungkin bahwa posisi yang berbeda tidak memiliki mekanisme yang memadai untuk berhubungan bahkan jika pendapat mereka didengar, ada kemungkinan lebih sedikit untuk umpan balik atau bahkan bagian yang berbeda dari perusahaan tidak memiliki kontak satu sama lain. Penting untuk menstimulasi interaksi ini dengan cara aktif.
Referensi bibliografi:
- Andrade, Horacio. (2005). Komunikasi organisasi internal: proses, disiplin dan teknik. Spanyol: Gesbiblo, S. L.
- Brillouin, L. (2004). Sains dan Teori Informasi. Mineola, N.Y.: Dover.
